SEM 2: PANDUAN PBS UNTUK CREATING SIOALAN TEMU BUAL PBS P.AM

PANDUAN ITEM UTK CREATING SOALAN TEMU BUAL..

CALON TIDAK PERLU RIGID DAN BERGANTUNG KPD AYAT PENUH UNTUK MENANYAKAN SOALAN SEMASA MEMBUAT TEMU BUAL BERSAMA PIHAK SYARIKAT/ORGANISASI.

LANGKAH 1 :DAPATKAN MAKLUMAT BERKAITAN ORGANISASI

1.     MINTA PROFILE ORGANISASI UNTUK MENULIS BAHAGIAN LATAR BELAKANG

2.     PASTIKAN DALAM PROFILE ADA CARTA ORGANISASI UNTUK MENGENALPASTI BENTUK PENJABATAN YANG DIAMALKAN

3.     TANYA PENGURUS/PIHAK YANG DITEMUBUAL BERKAITAN PERKARA BERIKUT:

a.      BILA PENUBUHAN ORGANISASI-TARIKH/TAHUN-SEKIRANYA TIDAK DINYATAKAN DI DALAM PRODILE/ATAU TIADA PROFILE.

b.     APAKAH OBJEKTIF PENUBUHAN ORGANISASI-KALAU TIADA DLM PROFILE.

c.      APAKAH PRODUK UTAMA /PERKHIDMATAN UTAMA YANG DIBERIKAN OLEH ORGANISASI/SYARIKAT

d.     SIAPAKAH SASARAN BAGI PRODUK/PERKHIDMATAN YANG DIKELUARKAN MEREKA DAN SASARAN BOLEH DISOAL/DITANYA BERDASARKAN SEGMENTASI PASARAN SEPERTI :

                                                    i.     FAKTOR DEMOGRAFI YANG MELIPUTI UMUR, JANTINA, KAUM, PENDAPATAN DSB.

                                                  ii.     FAKTOR PSIKOGRAFI YANG MELIPUTI KELAS SOSIAL, SOSIOBUDAYA DSB

                                                iii.     FAKTOR GEOGRAFI YANG MELIPUTI KAWASAN TUMPUAN UNTUK PASARAN BARANG/PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN

                                                iv.     FAKTOR GELAGAT –SIAPA YANG MEMERLUKAN PRODUK/PERKHIDMATAN SYKT/ORGANISASI TERSEBUT.

e.      AKTIVITI-AKTIVITI ORGANISASI/SYKT SEPERTI:

                                                    i.     JUALAN

                                                  ii.     PERKHIDMATAN

                                                iii.     KEWANGAN

                                                iv.     SUMBER MANUSIA

                                                  v.     INVENTORI/PERGUDANGAN/STOK/BAHAN MENTAH

                                                vi.     PEMASARAN-PROMOSI

                                              vii.     PENTADBIRAN

                                            viii.     LAIN2 AKTIVITI YANG WUJUD

1.     PERKHIDMATAN SEWA HARTA/KEMUDAHAN MILIK SYKT

2.     SUMBANGAN2/DERMA

3.     HARI KELUARGA

4.     MEMBERI KEMUDAHAN KEWANGAN/PINJAMAN KPD PELANGGAN-KALAU ADA

5.     PAMERAN2

6.     HARI TERBUKA

7.     SUKAN

4.     BAGAIMANA AKTIVITI2 YANG DINYATAKAN DIKELASKAN MENGIKUT UNIT/JABATAN

a.      SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYUSUN/MENENTUKAN PENYUSUNAN SEMUA AKTIVITI

5.     MENANYAKAN ORGANISASI TENTANG KONSEP2 PENGORGANISASIAN YANG DIAMALKAN OLEH SYKT/ORGANISASI:

KONSEP PENGORGANISASIAN

1.     AUTORITI

·       Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak pengurus untuk membuat sesuatu keputusan, memberi arahan, mengagihkan sumber untuk mencapai matlamat organisasi.

·       Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza berasaskan peringkat pengurusan di mana mereka berada.

·       Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di dalam sesebuah organisasi didefinisikan di dalam huraian kerja (job description)

·       TANYA PENGURUS BAGAIMANA MEREKA MENDAPAT KUASA YANG ADA SEKARANG, DAN KUASA YANG BAGAIMANA DITURUNKAN KPD STAF. [PENGURUS/PEMIMPIN MENDAPAT KUASA SAH DARI SIAPA]

·       TANYA JUGA ASPEK KUASA GANJARAN YANG DIMILIKI OLEH PENGURUS/KETUA-SIAPA YANG MEMPUNYAI KUASA UNTUK MEMBUAT PENILAIAN KEPADA PEKERJA UNTUK DIBERI GANJARAN, DAN SIAPA YANG BERHAK MENENTUKAN GANJARAN TERSEBUT.

2.     TANGGUNGJAWAB

·       Kewajipan seorang pekerja untuk melaksanakan tugas yang diberikan

·       Wujud apabila seseorang pekerja menerima sesuatu kerja

·       Apabila pengurus mengarahkan pekerja melakukan kerja

·       BAGAIMANA PENGURUS MEMASTIKAN SEMUA TANGGUNGJAWAB DILAKSANAKAN OLEH STAF/PEKERJA

3.     AKAUNTABILITI

·       Harapan dan jangkaan seseorang diberi penghargaan atau dipersalahkan atas hasil kerja yang dicapai.

·       Pekerja yang diberi autoriti adalah  bertanggungjawab ke atas sebarang hasil atau   kesan daripada tindakan berdasarkan autoriti tersebut.

·       AKAUNTABILITI MERUJUK KEPADA KEBERTANGGUNGJAWABAN, MAKSUDNYA SIAPA YANG AKAN MENGAMBIL TANGGUNGGJAWAB SEKIRANYA BERLAKU SESUATU MASALAH DLAAM ORGANISASI, CONTOHNYA:

o   PEKERJA PONTENG-SIAPA YANG AKAN AMBIL TINDAKAN DAN AKAN DIPERSALAHKAN SEKIRANYA PEKERJA TIDAK DIAMBIL TINDAKAN,

4.     PEMUSATAN DAN PEMENCARAN AUTORITI

PEMUSATAN AUTORITI

·       Autoriti ditumpukan kepada pihak pengurusan atasan.

·       Autoriti dan keputusan tertumpu pada peringkat atasan dan hanya sedikit sahaja autoriti membuat keputusan diberi kepada peringkat bawahan.

·       Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan keseragaman.

·       Contoh: Proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan.

·       TANYA PENGURUS- ADAKAH SEGALA PERMASALAHAN ATAU SEGALA PERKARA BERKAITAN SYKT MESTI DIRUJUK KEPADA PENGURUSAN ATASAN SAHAJA UNTUK DISELESAIKAN/DIBUAT KEPUTUSAN.

Kelebihan Pemusatan Autoriti

1.     Pengurusan atasan bertindak sebagai satu pasukan

·       Semua perlu mengikut arahan

·       Tiada persaingan jabatan

2.     Ketua mengetahui segala yang berlaku

·       Segala persetujuan perlu diperolehi dari seorang

·       Tindakan dapat memenuhi kehendak ketua

3.     Pembuat keputusan mengkordinasi sesuatu perkara yang perlu dilaksanakan.

·       Staf lain boleh bekerjasama

·       Bekerja dalam satu matlamat yang jelas.

4.     Memudahkan pembuat keputusan melakukan kawalan

·       Semua staf perlu melakukan tugas mengikut arahan

·       Pembuat keputusan mengetahui kerja-kerja yang perlu dilaksanakan dan standard yang perlu dicapai.

5.     Cepat membuat keputusan

·       Tidak melibatkan banyak pihak

·       Menjimatkan masa

PEMENCARAN AUTORITI

·       Autoriti diagihkan kepada semua pihak pengurusan.

·       Autoriti dan pembuatan keputusan diturunkan (didelegasikan) oleh pengurus atasan kepada pengurus bawahan.

·       Keputusan dapat dilakukan dengan cepat.

·       Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam pembuatan keputusan.

·       Cth: Proses pembuatan keputusan banyak dibuat di peringkat cawangan.

·       SEKIRANYA SEGALA PERMASALAHAN TIDAK SEMESTINYA DIRUJUK PADA ATASAN SAHAJA, TANYA PENGURUS : ADAKAH PERMASALAHAN BOLEH JUGA DIRUJUK KEPADA PEKERJA YANG TELAH DIBERI AUTORITI/KUASA UNTUK BERBUAT DEMIKIAN. [INI DIKENALI SEBAGAI KUASA RUJUKAN]

5.     RANTAIAN ARAHAN

·       Autoriti dan tanggungjawab yang digambarkan dalam garisan tidak terputus dari pihak pengurusan atasan sehingga pihak pengurus bawahan dan staf.

·       Garisan autoriti yang menghubungkan individu dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus siapa melapor kepada siapa.

·       Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan organisasi dapat diketahui dengan jelas.

·       SOALAN KEPADA PENGURUS: BAGAIMANAKAH SEGALA ARAHAN DITURUNKAN DARI PIHAK ATASAN KEPADA BAWAHAN/PEKERJA, ADAKAH:

o   MESTI MELALUI PENGURUS YANG DILANTIK

o   TERUS DARI PENGURUS ATASAN/PEMIMPIN TERTINGGI KEPADA PIHAK BAWAHAN/PEKERJA.